Telefonkonferenz wie geht das

Wie funktioniert die Telefonkonferenz?

Rufen Sie einen der Teilnehmer der Telefonkonferenz an. Hello Community, gestern wollte ich versuchen, eine Telefonkonferenz zu starten. Es ist Zeit für jeden Geschäftsmann - eine Telefonkonferenz muss organisiert werden! Das werden wir Ihnen zeigen. Beginnen Sie Ihre Telefonkonferenz in wenigen Schritten.

Telefonkonferenzen - So geht's

Wenn eine dritte Gesprächspartnerin in ein Telefonat zwischen zwei Gesprächspartnern einbezogen wird, dann wird eine Dreier-Telefonkonferenz eingerichtet. Dies wird als 3-Wege-Telefonkonferenz bezeichnet, wenn die Telefonkonferenz über die Konferenzfunktion des Mobiltelefons zustandekommt. Der nächste Gesprächspartner wird angerufen, wie bei einem 1:1-Gespräch.

Nach dem Verbindungsaufbau die Konferenztaste des Mobiltelefons drükken. Der Schlüssel heisst "Anruf hinzufügen", "Rückfrage", "Alternativ" oder hat nur ein kleines Pluszeichen neben dem Adressbuch. Dann wird der nächstfolgende Beteiligte, d.h. der Dritte, einberufen. Nach dem Verbindungsaufbau die Schaltfläche "Konferenz" betätigen. Nun sind alle drei Konferenzteilnehmer miteinander vernetzt und können miteinander telefonieren.

Sie können diesen Tagungsraum dann rund um die Uhr telefonisch für Ihre Besprechungen benutzen. Anschließend bekommen Sie die Zutrittsdaten für Ihren individuellen Tagungsraum per E-Mail zugesandt.

ez-toc-section" id="Einrichten-Telefonkonferenz-so-ost-geht">Konferenzeinrichtung: Es ist so einfach

Das gebräuchliche Kürzel für Konferenzgespräche ist einfach: und wird normalerweise für Gespräche mit mehr als zwei Personen benutzt. Drei bis vier Teilnehmer werden jedoch manchmal als Dreier- oder Vierer-Konferenz bezeichnet. Alles, was darüber hinausgeht, ist für die Teilnehmer nur ein Telco. Zusätzlich werden Telekonferenzen nach der Verbindungsart unterschieden:

Die Konferenzteilnehmer melden sich selbständig - ausgerüstet mit den dazugehörigen Zutrittsdaten - an und müssen sich mit einer PIN identifizieren. Der Anrufer wird vom Betreiber des Telekommunikationsanbieters oder vom Veranstalter gerufen und die Tagung "abgeholt". Heute ist eine Telefonkonferenz in kürzester Zeit aufgebaut und implementiert. Für die Telefonkonferenz ist keine moderne Telefonanlage notwendig.

Ein simples Festnetztelefon oder Mobiltelefon genügt für ein solches Treffen. Wenn Sie eine Telefonkonferenz mit drei oder mehr Personen beginnen möchten, müssen Sie nur drei einfache Arbeitsschritte ausführen: Um die Telefonkonferenz zu beginnen, müssen Sie zunächst einen passenden Telefonkonferenzanbieter suchen und sich bei ihm für die Telefonkonferenz eintragen.

Wenn Sie vom Telefonkonferenzanbieter freigeschaltet wurden, erhalten Sie in der Regel einen so genannten Telefonkonferenzraum. Natürlich ist dies kein richtiger Saal, sondern nur ein Platz, in den sich alle anderen Beteiligten später hineinwählen können. Der Telefonkonferenzraum verfügt dazu über einen 2-teiligen Zugangsdatenschlüssel - er besteht aus einer Rufnummer (auch Dial-In-Nummer genannt) und einem eigenen, oft 4- bis 8-stelligen Konferenz-PIN-Code (auch Dial-In-Code, Dial-In-PIN oder Konferenz-PIN genannt).

Die Sie logisch nur an die Konferenzteilnehmer weiterleiten sollten. Über die Telefonkonferenznummer und den Konferenz-PIN-Code kann sich jeder von jedem Ort der Erde mit seinem Handy oder Handy (oder Smartphone) anmelden. Nachdem alle Beteiligten die so genannte Einwahl-Nummer und die zugehörige EinwahlpIN gekannt haben, können Sie einen Termin vereinbaren, sich anmelden und die Telefonkonferenz zu einem festgelegten Zeitpunkt einleiten.

Normalerweise beginnt die Telefonkonferenz jedoch erst, wenn sich wenigstens zwei Personen in den Konferenzsaal einwählt haben. Dieser hat eine eigene PIN und ist dann auch derjenige, der die Telefonkonferenz für alle aktiviert. Die übrigen Beteiligten sind bis dahin oft nur auf Warteschleifenmusik angewiesen. Haben sicherlich Auswirkungen auf die Wahl des Anbieters und damit auch auf die Telefonkonferenzkosten: Anzahl der Teilnehmer: Wie viele sind es?

Preise: Wer zahlt die Telefonkonferenzgebühren? Standardisierte Telekonferenzen und Provider sind in der Regel für bis zu zehn Personen ausreichend. Wenn Sie solche Konferenzschaltungen öfter nutzen, sollten Sie auch darüber nachdenken, ob Sie einen Konferenzbetreiber suchen, der mehrere Konferenzsäle für eine Pauschale oder eine monatliche Pauschale aufbaut. Bei Konferenzgesprächen gibt es oft zumindest eine einzige Kontaktperson, die sich nicht einwählen kann - entweder weil die Zugriffsdaten nicht korrekt (oder nicht korrekt notiert) sind oder weil die verwendete Kommunikationssoftware (z.B. bei Skype) nicht mehr aktuell ist.

Niemand kann etwas dagegen tun, aber es ist lästig, wenn die Konferenzteilnehmer z.B. wegen mangelnder (Funk-)Verbindungen immer wieder die Telefonkonferenz verlassen und sich wieder einschalten müssen. Und wenn die Beteiligten im Background musizieren, das Zeitfenster öffnen oder einfach die Stummtaste beim Gespräch mit einem anderen im Office nicht betätigen, macht es ihnen sehr zu schaffen - und allen.

Zur Vermeidung solcher (und anderer) klassischer Konferenzfehler benötigen Sie mindestens einige wenige festgelegte Regeln: Bestimmen Sie die Konferenzteilnehmer und vereinbaren Sie im Voraus einen bindenden Gesprächstermin. Setzen Sie im Voraus eine Tagesordnung und informieren Sie alle zeitnah. Das gibt dem Team die Möglichkeit, sich auf das Treffen vorzubereiten.

Wählen Sie eine Konferenzleiterin oder einen Konferenzleiter und moderieren Sie das Telefonat (siehe Box unten). Eliminieren Sie alle möglichen Geräusche (Fenster geschlossen, Music Off, andere Handys stummgeschaltet,....). Halten Sie Kugelschreiber und Zettel, Tagesordnung und alle wichtigen Dokumente für die Telefonkonferenz vor. Auf diese Weise können Sie sich während der Telefonkonferenz Aufzeichnungen machen - dies hat sich besonders bei Fragen als nützlich erwiesen, da Telekonferenzen eine strenge Sprachdisziplin voraussetzen.

Besonders bei einer Telefonkonferenz mit vielen TeilnehmerInnen ist eine kleine Einführungsrunde empfehlenswert, um die Stimme später zuzuordnen. Selbst wenn Sie aus dem Stegreif sprechen wollen, sollten Sie nicht nur plaudern, sonst geht alles schief. Eine Sonderrolle spielt die Telefonkonferenz. Wenn es sich nicht um eine reguläre Telefonkonferenz handelt oder wenn es neue Teilnehmende gibt, sollten Sie alle einander vorstellen, um eine gute Atmosphäre für Gespräche zu schaffen.

Der einfachste Weg, dies zu tun, ist, den TeilnehmerInnen das Wort auszusprechen. Achten Sie auf die Uhr, damit die für die Telefonkonferenz eingestellte Zeit nicht überschritten wird. Der/die ModeratorIn beendet die Telefonkonferenz. Aber auch Konferenzschaltungen bilden die ideale Umgebung für Quittungen und Arbeitsalternativen. Von Zeit zu Zeit muss man sich melden, um zu belegen, dass man noch da ist, aber sonst kann man die Zeit der anderen optimal ausnutzen.

Der Killer der Telefonkonferenz ist die so genannte Mute-Taste, d.h. die Stummschaltung des eigenen Handapparates. An der Oberfläche kann dies durch die Minimierung von Hintergrundgeräuschen für die anderen Beteiligten erklärt werden. Ist das Mikrofon einmal ausgeschaltet, kann das Handy auf die Boxen geschaltet, irgendwohin gelegt werden und - Voila - können Köpfe und Arme wieder für jeden anderen Spass mitgenommen werden.

Sie scheinen nicht vorbereitet, wissen nicht, was auf der Tagesordnung steht oder woran sie gerade arbeiten sollen und treiben daher immer wieder davon. Die Anderen greifen die Beteiligten als Geiseln, um sich endlich durchzusetzen. Häufig wird das Übermittlungsproblem durch die Technologie noch verschärft: Sendeverzögerungen, Interferenzen, tote Winkel oder einfach die fehlende Verständlichkeit, wenn mehr als eine Gesprächspartnerin spricht, machen die Telefonkonferenz extrem mühsam.

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